Déclaration de confidentialité pour les clients au sens large (client, prospect, fournisseur, consultant, etc.)

Chez Vertongen Houtbewerkingsmachines, nous attachons une grande importance à la protection des données personnelles que nous collectons. Nous traitons et sécurisons ces données avec le plus grand soin, conformément à la législation applicable en Belgique (loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (Loi sur la vie privée) et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD)).

Nous mettons tout en œuvre pour protéger les données personnelles qui nous sont fournies contre la perte, la destruction, la divulgation, l’accès non autorisé ou l’utilisation inappropriée. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons qui nous sommes, quand et pourquoi nous avons besoin de vos données personnelles, quelles données nous collectons, comment et pendant combien de temps nous les traitons, à qui nous pouvons les transférer, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.

La présente déclaration de confidentialité s’adresse à vous si vous répondez aux critères suivants :

personne de contact chez l’un de nos clients (potentiels) ou client d’un ou plusieurs services fournis par Vertongen Houtbewerkingsmachines ;
personne de contact chez l’un de nos fournisseurs ;
consultant externe ou personne de contact dans l’une de nos sociétés d’audit ou de conseil externes ;
personne de contact citée comme référence par les candidats dans le cadre d’une candidature à un poste vacant chez Vertongen Houtbewerkingsmachines ;
personne de contact auprès de toute institution (entreprise, gouvernement, fédération professionnelle d’employeurs ou d’employés, école, université, partenaire, etc.) avec laquelle nous souhaitons établir une forme de contact ou de collaboration et auprès de laquelle nous collectons des données personnelles.

Si vous choisissez de nous fournir des données volontairement, nous les utiliserons conformément à la présente déclaration de confidentialité.

1. Qui sommes-nous?

Vertongen Houtbewerkingsmachines bv dont le siège social se trouve à Puursesteenweg 327 bus 1, 2880 Bornem, numéro BCE : 0830 089 871, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel (Contrôleur au sens du RGPD).

2. Quand collectons-nous vos données personnelles?

Nous collectons vos données dès que vous nous les transmettez vous-même. Vous pouvez le faire par e-mail, par SMS, oralement (par téléphone, dans un bureau de Vertongen Houtbewerkingsmachines, lors d’une visite de votre entreprise, d’un événement, d’une formation, etc.), par la remise de votre carte de visite ou par tout autre moyen.

C’est également le cas lorsque vous êtes enregistré par votre entreprise ou votre organisation en tant que personne de contact pour nos services.

Nous pouvons également collecter vos données si elles ont été rendues publiquement accessibles ou si vous les avez rendues publiques vous-même sur des réseaux publics/sociaux (p. ex. Facebook, LinkedIn), indiquant que vous êtes la personne de contact avec laquelle nous pouvons entrer en discussion dans le cadre de nos services.

3. Pourquoi collectons-nous vos données personnelles?

Nous recueillons vos données personnelles aux fins énumérées ci-dessous et n’utiliserons pas vos données à d’autres fins sans votre consentement.

Nous n’utiliserons pas ces données à d’autres fins sans vous en informer au préalable et, si nécessaire, sans obtenir votre consentement

Nous utilisons vos données pour présenter et exécuter nos services à vous ou à votre entreprise ou organisation, pour présenter et élaborer des projets communs ou partenariats, pour défendre les intérêts de Vertongen Houtbewerkingsmachines ou dans le cadre de vos services en tant que fournisseur ou consultant.

Plus précisément, nous utilisons vos données personnelles pour, le cas échéant :

vous fournir des informations sur les services et autres activités de Vertongen Houtbewerkingsmachines et mieux les adapter à vos besoins et souhaits ou à ceux de votre entreprise ;
établir une relation commerciale avec vous ou votre entreprise, conclure et maintenir un contrat de service et permettre son exécution ;
vous proposer des offres commerciales, des bulletins d’information, des événements, des ateliers et d’autres promotions/actions de marketing de Vertongen Houtbewerkingsmachines susceptibles de vous intéresser ;
pouvoir vous contacter à des fins de référence et évaluer le profil et l’aptitude d’un candidat qui nous a donné l’autorisation de vous contacter à cette fin ;
pouvoir vous contacter dans le cadre de votre fonction au sein d’une institution publique (gouvernement, fédération professionnelle, organismes officiels, etc.) afin de promouvoir les intérêts de Vertongen Houtbewerkingsmachines ;
contrôler et mesurer la qualité de nos services. À cette fin, nous, ou un tiers désigné par nous à cet effet, vous demandons de participer à des enquêtes, et utilisons et traitons les informations obtenues afin de les améliorer ;
assurer la sécurité de l’entreprise. À cette fin, nous pouvons, entre autres, vérifier votre identité lorsque vous entrez dans nos bureaux. Nous pouvons également surveiller l’activité sur nos systèmes afin d’empêcher l’utilisation abusive des informations contenues dans nos bases de données et de protéger nos intérêts et ceux de toutes les personnes figurant dans nos bases de données ;
atteindre les objectifs de gestion, notamment en vous fournissant des informations de gestion, en effectuant des contrôles internes pour prévenir la fraude et en réalisant des audits et des contrôles (internes/externes) ;
vous permettre d’exercer vos droits (voir ci-dessous) et prouver ensuite que nous avons respecté ces droits. Nous utilisons et traitons vos données personnelles, selon le type de traitement, sur la base des éléments suivants :
notre relation (pré)contractuelle et toutes les obligations légales connexes de Vertongen Houtbewerkingsmachines : lorsque nous négocions ou concluons un accord avec vous ou votre entreprise/organisation, nous avons besoin d’un certain nombre de données de votre part ou des personnes de votre entreprise/organisation impliquées, afin de pouvoir soumettre et discuter une offre appropriée, de préparer, rédiger et ensuite exécuter correctement cet accord. Si vous ne souhaitez pas que vos données personnelles soient traitées dans ce contexte, il ne nous sera pas possible de conclure ou d’exécuter le service.
les intérêts légitimes de Vertongen Houtbewerkingsmachines ou d’un tiers : si nécessaire, nous utilisons vos données pour satisfaire les intérêts légitimes de Vertongen Houtbewerkingsmachines ou d’un tiers. Cela peut être fait, par exemple, pour offrir et promouvoir des services et/ou des messages d’information correspondant à ce que vous pouvez raisonnablement vous attendre à recevoir de notre part dans le cadre de notre relation existante ou future. Cela s’applique également aux contrôles d’accès ou aux contrôles et audits internes afin de garantir la sécurité et la continuité de nos systèmes et de nos activités. Cet intérêt légitime est également présent lorsque nous devons conserver vos données dans le cadre de l’établissement, de l’exercice ou de la justification d’un droit légal.

4. Quelles sont les données personnelles que nous traitons?

Nous traitons principalement les données personnelles nécessaires à la bonne exécution de nos services:

votre nom et votre prénom;
votre fonction (titre), votre adresse professionnelle et vos coordonnées professionnelles (numéro de téléphone ou de portable);
votre adresse e-mail.

Des informations supplémentaires (p. ex., la langue préférée, le département de travail, etc.) ne sont pas toujours nécessaires, mais peuvent être utiles dans le cadre du développement de notre relation commerciale ou afin d’améliorer nos services et nos actions commerciales pour mieux répondre à vos intérêts, souhaits et besoins.

D’autres données sont totalement facultatives et destinées exclusivement à entretenir une bonne relation personnelle avec vous (p. ex., la date de votre anniversaire, vos hobbies, etc.). Si vous choisissez de partager ces types de données personnelles avec nous, nous pouvons les traiter dans notre base de données.

Vous devez toujours nous informer dès que possible de toute modification de vos données personnelles.

5. Avec qui partageons-nous vos données personnelles?

Vertongen Houtbewerkingsmachines ne peut partager certaines de vos données personnelles que si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés à l’article 3, exécuter le contrat qui nous lie, respecter une obligation légale (de Vertongen Houtbewerkingsmachines ou d’un tiers) ou protéger un intérêt légitime (de Vertongen Houtbewerkingsmachines ou d’un tiers) :

avec la société Vertongen Houtbewerkingsmachines en Belgique, pour, entre autres:

- la réalisation des objectifs de notre relation commerciale ;
- des promotions et des actions de marketing dans le cadre de nos services ;
- des informations de gestion ;
- des audits internes ;
- des services internes ;
- le filtrage de personnes dans le cadre de la législation européenne sur les sanctions financières (financement du terrorisme) ;

2. avec les demandeurs d’emploi, les candidats, aux fins suivantes :

- les rendez-vous concernant les entretiens d’embauche ;
- les nominations dans le cadre du démarrage et de l’exécution de leurs tâches ;

avec les sous-traitants et fournisseurs de Vertongen Houtbewerkingsmachines pour, entre autres :

- fournir des services ou exécuter des tâches et des missions au nom et pour le compte de Vertongen Houtbewerkingsmachines (p. ex., fournisseurs informatiques, fournisseurs de cloud, sociétés de recherche, sécurité des accès, etc.) ;
- fournir des services à Vertongen Houtbewerkingsmachines dans le cadre de l’emploi (p. ex., services externes de prévention médicale, etc.) ;

avec nos auditeurs, cabinets d’audit et de certification pour, entre autres :

- vérifier nos états financiers ;
- obtenir et conserver certaines certifications ;
- auditer des dossiers de subventions (p. ex., le Fonds social européen) ;

avec divers organismes gouvernementaux dans le cadre d’inspections et d’enquêtes, notamment :

- les services d’inspection et les organismes d’accréditation fédéraux et régionaux ;
- les autorités chargées de la sécurité sociale ;
- les autorités fiscales ;

avec tout autre tiers lorsque la loi, une ordonnance ou un jugement du tribunal l’exige.

Vos données personnelles ne seront pas vendues, louées ni mises commercialement à la disposition de tiers par Vertongen Houtbewerkingsmachines, sauf avec votre consentement préalable.

Dans le cadre du développement de ses activités, Vertongen Houtbewerkingsmachines peut vendre des activités ou des actifs. En cas de vente, de fusion, de réorganisation, de dissolution ou d’événement similaire, vos données personnelles et d’autres informations peuvent faire partie des actifs transférés.

Lorsque nos fournisseurs traitent vos données personnelles pour le compte de Vertongen Houtbewerkingsmachines, ils agissent en tant que sous-traitants conformément au RGPD. Nous concluons un accord de traitement avec ces sous-traitants et mettons tout en œuvre pour nous assurer qu’ils protègent correctement vos données personnelles.

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de la Belgique et de l’Union européenne. Dans ce cas, Vertongen Houtbewerkingsmachines prendra les mesures de sécurité contractuelles et techniques nécessaires pour garantir que toute donnée personnelle transférée est protégée de manière adéquate contre la perte ou le traitement illégal. Pour plus d’informations, veuillez contacter tom@vertongen.be.

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Vos données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution des objectifs décrits à l’article 3 et au respect de nos obligations légales.

7. Mesure de sécurité

Vertongen Houtbewerkingsmachines met tout en œuvre pour protéger de manière optimale vos données personnelles contre toute utilisation illicite. Pour ce faire, nous utilisons des mesures physiques, administratives et technologiques.

Par exemple : seules les personnes autorisées ont accès à nos bureaux et à nos systèmes et l’accès est limité aux systèmes dont elles ont besoin pour des raisons professionnelles. Ces personnes doivent connaître notre politique interne en matière de confidentialité et de protection des données et l’appliquer correctement. Dans la mesure où des données sont fournies à des tiers, Vertongen Houtbewerkingsmachines convient avec ces tiers qu’ils assureront également une protection optimale des données personnelles.

8. Quels sont vos droits?

Vertongen Houtbewerkingsmachines traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la présente déclaration de confidentialité. En tant que partie impliquée, vous disposez d’un certain nombre de droits que vous pouvez exercer à tout moment.

Vous pouvez exercer les droits suivants:

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, en le remplaçant par un traitement basé sur les intérêts légitimes de Vertongen Houtbewerkingsmachines ou d’un tiers (voir ci-dessus à l’article 3). Lorsque vous exercez ce droit, vous devrez indiquer par courrier électronique le traitement auquel vous vous opposez et les motifs spécifiques de votre opposition. Cette mesure est nécessaire pour pouvoir équilibrer correctement les intérêts.

Vous pouvez très facilement exercer vous-même l’opposition à l’utilisation de votre adresse e-mail pour les bulletins d’information, les promotions et les actions de marketing de Vertongen Houtbewerkingsmachines. Dans chaque e-mail que vous recevez de notre part à cet égard, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire.

Droit de contrôle

Vous pouvez poser des questions concernant le traitement de vos données personnelles. Dans ce cas, vous pouvez demander les informations suivantes : les finalités du traitement, les catégories de données personnelles que nous détenons à votre sujet, les catégories de destinataires de celles-ci (pays tiers ou organisations internationales), les périodes de conservation ou les critères de détermination de celles-ci, vos autres droits, les autres sources d’origine de vos données et l’existence d’une prise de décision automatisée. En fournissant ces informations, nous devons toujours tenir compte des droits et libertés d’autres personnes.

Droit de rectification (correction et ajout)

Vous pouvez demander que les données (personnelles) que vous estimez incorrectes ou incomplètes soient corrigées ou complétées.

Lorsque vous exercerez ce droit, vous devrez indiquer dans le formulaire les données que vous souhaitez corriger ou compléter.

Droit à la portabilité

Vous avez le droit de demander que les données personnelles que vous avez fournies à Vertongen Houtbewerkingsmachines vous soient transférées par Vertongen Houtbewerkingsmachines sous forme électronique (en utilisant l’adresse électronique indiquée dans votre formulaire de demande) ou à une autre personne désignée par vous comme responsable du traitement des données (en utilisant l’adresse électronique indiquée dans votre formulaire de demande).

Droit à l’effacement des données (oubli)

Dans les cas prévus par le RGPD, nous procéderons, à votre demande, à l’effacement de vos données personnelles.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données personnelles lorsque :

vous contestez l’exactitude de vos données personnelles (pendant la durée de la vérification par Vertongen Houtbewerkingsmachines) ;
le traitement de vos données personnelles par Vertongen Houtbewerkingsmachines est illégal, mais vous ne souhaitez pas invoquer votre droit à l’effacement des données ;
nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins de la présente déclaration de confidentialité (article 3), mais vous en avez encore besoin pour établir, exercer ou justifier un droit légal ;
vous vous êtes opposé au traitement de certaines de vos données personnelles (pour la durée de l’équilibrage des intérêts). En principe, vous pouvez exercer vos droits gratuitement. Pour ce faire, envoyez un e-mail à tom@vertongen.be. Nous vous informerons par écrit de la suite donnée à votre demande au plus tard dans un délai d’un mois après réception de votre e-mail. En fonction de la complexité de votre demande ou du nombre de demandes que nous recevons également d’autres personnes, ce délai peut être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation dans un délai d’un mois après réception de votre formulaire. Dans certains cas (p. ex., obligations légales, droits d’autres personnes, délais de prescription, etc.), il se peut que vous ne puissiez pas exercer pleinement ou pas du tout vos droits. Vous serez alors informé des raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas répondre pleinement à votre demande.

9. Cookies

Nous utilisons des cookies et des statistiques Web sur notre site Internet, afin de voir comment les visiteurs l’utilisent. Ces informations nous permettent d’améliorer notre site. Un cookie est un fichier qui est stocké sur votre ordinateur. Lors d’une prochaine visite de notre site Web, ces cookies peuvent être reconnus. Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre politique en matière de cookies sur notre site Web.

10. Questions, commentaires, plaintes et fuites de données

Pour toute question, tout commentaire ou toute plainte concernant la protection de vos données personnelles par Vertongen Houtbewerkingsmachines ou la présente déclaration de confidentialité, veuillez contacter tom@vertongen.be. Si vous avez connaissance d’une violation de données ou si vous la soupçonnez, veuillez nous en informer immédiatement en envoyant un e-mail à tom@vertongen.be.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données (DPA), à l’adresse suivante : Rue du Printing 35, 1000 Bruxelles. Si vous avez connaissance d’une violation de données ou si vous la soupçonnez, veuillez nous en informer immédiatement en envoyant un e-mail à tom@vertongen.be.

11. Modifications

Vertongen Houtbewerkingsmachines peut apporter des améliorations, des ajouts ou des modifications à la présente déclaration de confidentialité pour diverses raisons. La version la plus récente peut être consultée à tout moment sur notre site Web.

Cette version date de mai 2021.